Pentadbiran agensi-agensi sukan kebangsaan dan antarabangsa

Tajuk 2 : Pentadbiran agensi-agensi sukan kebangsaan dan antarabangsa

• ·         Perlembagaan organisasi badan sukan kebangsaan
• ·     Pentadbiran organisasi sukan
• ·         Pengendalian mesyuarat
• ·         Belanjawan dan pengurusan kewangan

2.1      Perlembagaan organisasi badan sukan kebangsaan

Pengenalan

Perlembagaan merupakan asas pengurusan dan pentadbiran kebanyakan pertubuhan sukan. Biasanya, Perlembagaan itu selalunya dirujuk sebagai Peraturan dan Undang-undang Tubuh bagi pertubuhan sukan. Piagam Olimpik merupakan buku undang-undang bagi Jawatankuasa Olimpik Antarabangsa. Dalam Piagam itu, ada menunjukkan bahawa setiap Majlis Olimpik Negara mesti mempunyai Perlembagaan mereka sendiri.

            Oleh yang demikian, Perlembagaan pertubuhan sukan merupakan senaskah buku yang mengandungi peraturan dan undang-undang pertubuhan sukan tersebut. Dalam Perlembagaan itu tercatat butiran dan idea bagi perjalanan dan pengurusan pertubuhan itu. Perlembagaan itu wujud daripada hasrat hendak mengendalikan pentadbiran pertubuhan sukan dengan teratur dan saksama. Justeru, Perlembagaan pertubuhan sukan dicipta mengikut kehendak dan keadaan semasa.

2.2      Pentadbiran organisasi sukan

Pengenalan

Slack (1997), mendefinisikan organisasi sukan sebagai sebuah entiti yang mengejar matlamat dan distrukturkan untuk mancapai tujuan tertentu. Matlamat ini adalah penting untuk organisasi sukan tertentu menjelaskan tujuannya kepada pihak dalaman dan pihak luaran.

            Pihak dalaman melibatkan pemegang jawatan dan ahli jawatankuasa, pegawai, dan pekerja yang terlibat dengan pengurusan organisasi sukan berkenaan. Pihak luaran pula dibahagikan kepada pihak swasta, kerajaan, dan organisasi bukan kerajaan (NGO). Pihak swasta pada amnya merupakan pertubuhan yang terlibat dengan tajaan dan bantuan teknikal lain seperti Nike, Adidas, dan Wilson. Organisasi bukan kerajaan (NGO) melibatkan Majlis Olimpik Malaysia, Persatuan Pendidikan Jasmani, Sains Sukan, dan Kecergasan Malaysia. Pihak kerajaan pula melibatkan Majlis Sukan Negara, Institut Sukan Negara, Kementerian Belia dan Sukan, dan Kerajaan Tempatan.

2.3      Pengendalian mesyuarat

Mengikut Perlembagaan, pertubuhan sukan hendaklah ditadbirkan mengikut lunas-lunas dan amalan demokrasi. Asas pengurusan dan pentadbiran pertubuhan sukan itu juga adalah dengan mengadakan mesyuarat. Mesyuarat diadakan adalah untuk memenuhi tujuan, peraturan dan undang-undang pertubuhan. Ia merupakan kaedah bagi persatuan sukan itu menggunakannya untuk melaksanakan tugas. Ia juga merupakan forum untuk membincangkan perkara penting bagi mereka yang terlibat dalam perancangan sukan.

            Pada amnya, mesyuarat diadakan untuk membincang dan menyelesaikan masalah, membuat keputusan di samping untuk mengetahui dan merancang sesuatu kegiatan sukan itu. Walau bagaimanapun, ada beberapa ciri tertentu yang perlu ada untuk mengadakan sesuatu mesyuarat itu agar ia sah. Keputusan mesyuarat boleh terbatal dengan sendirinya jika mesyuarat itu tidak sah.

Tujuan Mesyuarat

      I.        Untuk menggerakkan pengurusan dan pentadbiran sukan.

    II.        Sesetengah persatuan sukan perlu berhubung dalam kumpulan untuk membuat rancangan agar berjalan dengan tersusun, cekap, cepat dan licin.

   III.        Dapat mempercepatkan proses sesuatu persiapan kerja itu.

  IV.        Dapat mengurangkan penangguhan kerja dan terjalinnya kerjasama yang erat dan hubungan antara ahli dalam pertubuhan sukan secara berterusan.

   V.        Ada pertubuhan sukan yang tidak dapat bergerak dengan berkesan tanpa mesyuarat.

  VI.        Dengan bersemuka dengan ahli-ahli kumpulan merupakan cara yang efektif untuk menyelesaikan masalah.

 VII.        Mesyuarat perlu diadakan mengikut peraturan tetap sesebuah pertubuhan sukan itu. Contohnya bermesyuatak setiap seminggu, sebulan dll.

VIII.        Untuk mendapatkan nasihat, pandangan dan mengetahui tindak balas terhadap sesuatu persoalan itu.

  IX.        Dapat menyelesaikan masalah dengan cara yang terbaik dengan mengadakan mesyuarat.

   X.        Untuk menyelesaikan konflik, pertikaian dan mengatasi krisis yang mungkin timbul dalam sesebuah persatuan sukan itu.

  XI.        Beberapa masalah dapat diselesaikan oleh kerana kuasa untuk membuat keputusan terletak pada mesyuarat. Kelulusan kewangan bagi membiayai sesuatu projek itu tertakluk kepada keputusan yang diambil dalam mesyuarat.

 XII.        Untuk menyelesaikan masalah yang melibatkan orang dalam sesuatu kumpulan itu dengan kumpulan lain.

XIII.        Untuk mengawal dan menilai kegiatan pertubuhan sukan dari semasa ke semasa.

Pengendalian Mesyuarat

Kaedah

Kaedah pengendalian mesyuarat amat mustahak bagi kejayaan sesuatu mesyuarat itu. Pengerusi perlu memberi perhatian terhadap panduan yang sedia ada. Apabila tarikh dan waktu mesyuarat telah tiba, dan ahli-ahli jawatankuasa sudah berkumpul, pengerusi mesti memastikan sama ada korum telah mencukupi atau tidak. Korum adalah bilangan ahli yang wajib untuk menghadiri mesyuarat.

            Bagi mesyuarat jawatankuasa, biasanya korum tidak boleh kurang daripada 50 peratus ahli-ahli yang ada dalamjawatankuasa penuh. Adakalanya, korum sesuatu mesyuarat itu ditentukan dalam peraturan mesyuarat pertubuhan atau pun dalam Perlembagaan pertubuhan itu sendiri.

            Presiden boleh menunggu tidak lebih 15 atau 30 minit untuk korum dipenuhi oleh AJK. Selepas itu, jika masih tidak mencukupi bilangan ahli yang hadir, mesyuarat mestilah dibatalkan dan satu mesyuarat baru dipanggi semula.

            Setiausaha harus merekodkan bahawa mesyuarat itu telah dibatalkan kerana korum tidak mencukupi. Jika perlu, perbincangan tidak formal boleh diadakan tanpa rekod dan kuasa.

Pembukaan

Agenda dan minit mesyuarat yang lepas diedarkan kepada ahli yang tidak membawanya bersama mereka. Ini dilakukan terlebih dahulu supaya ahli-ahli yang datang bersedia untuk berbincang.

            Selepas korum mencukupi, pengerusi terus mengisytiharkan mesyuarat itu dibuka dengan rasmi. Presiden pun menyampaikan kata aluannya kepada para hadirin yang ada dalam mesyuarat itu, lalu mengucapkan terima kasih kepada yang hadir. Selepas itu, mesyuarat dimulakan.

            Jika mesyuarat pertama kali diadakan, ia juga akan menyatakan tujuan mesyuarat diadakan. Seterusnya, Presiden membaca agenda mesyuarat kepada ahli-ahli yang hadir.

            Pengerusi kemudiannya mengikut butiran agenda yang berikutnya dengan meminta setiausaha membaca minit mesyuarat yang lalu. Setelah itu, Presiden bertanya sama ada ada ahli-ahli yang ingin mencadangkan sebarang pembetulan kepada minit itu. Hanya pembetulan sahaja dibenarkan, dari segi ejaan atau jika isi yang tertinggal dan salah catat, bukannya penambahan dan perubahan kepada apa yang benar-benar berlaku dalam mesyuarat yang lalu.

Pengesahan

Setiap pembetulan yang dibuat, Presiden mesti menurunkan tandatangan ringkasnya. Tindakannya itu baru dianggap betul dari segi peraturan mesyuarat. Selepas itu, Presiden mempelawa cadangan dan seterusnya sokongan minit itu disahkan sebagai betul. Pencadang dan penyokong itu mesti merupakan mereka yang telah hadir dalam mesyuarat yang lepas. Setelah disahkan, Presiden akan menandatangani minit mesyuarat itu dengan menulis tarikh di tempat yang disediakan.

Perkara Berbangkit

Mesyuarat meneliti perkara-perkara yang tercetak dalam minit satu per satu, dan ahli boleh membangkitkan soalan untuk dijawab oleh setiausaha atau orang yang berkenaan yang telah ditugaskan itu.

            Hanya dibenarkan meminta maklumat sahaja umpamanya mengenai hasil sesuatu tindakan dan keputusan yang telah diambil dalam mesyuarat lepas. Perbincangan tambahan atau baru tidak dibenarkan   sama sekali. Selepas itu barulah presiden beralih kepada perkara lain yang telah disusun untuk diperbincangkan dalam agenda mesyuarat itu.

Panduan Mesyuarat

Dalam mesyuarat, seseorang yang bercakap harus sentiasa bercakap melalui pengerusi, tidak harus kepada ahli-ahli dalam mesyuarat dengan menyebut Tuan Pengerusi/Puan Pengerusi/V.B. Dato’ Pengerusi dan lain-lain. Ini merupakan kaedah memberi penghormatan kepada pengerusi dalam mesyuarat. Sesiapa yang lebih dahulu dapat menarik perhatian Presdien berhak bercakap dahulu.

            Had masa untuk bercakap bagi setiap orang adalah tiga minit atau kurang. Individu yang ingin menerangkan cadangan dibenarkan menerangkan cadangannya. Ia berhak menjawab setelah orang lain mengeluarkan buah fikiran dengan syarat hanya untuk memberikan penjelasan lanjut sahaja. Mereka tidak dibenarkan mengubah dan menambah isi cadangan itu.

            Individu yang tidak mengeluarkan cadangan dan hanya mengeluarkan buah fikiran hanya boleh bercakap sekali sahaja. Presiden hendaklah memberi peluang yang adil kepada semua pihak mengeluarkan cadangan, Presiden harus menentukan bahawa penyokong-penyokong tidak bercakap berturut-turut. Selepas seorang penyokong, biarlah seorang pembangkang bercakap, kemudian balik kepada penyokong dan seterusnya.

            Presiden mesti dapat mengawal keadaan. Jangan beri peluang kepada ahli bercakap sesuatu yang terpesong daripada tajuk perbincangan. Presiden juga perlu mengelakkan suasana tegang yang mungkin berlaku dalam sesuatu mesyuarat. Segala kritikan mesti dilakukan secara membina dan berlemah lembut dan tentukan perkara ini dilaksanakan dalam mesyuarat.

            Apabila sesuatu keputusan telah tercapai, catatkan keputusan itu untuk direkodkan. Adalah baik sekiranya dapat diputuskan bagaimana, bila, di mana dan siapa yang akan melaksanakan keputusan itu dan sebelum tarikh bilakah perkara itu perlu dilaporkan dari semasa ke semasa. Segala keputusan yang dibuat perlu dilaksanakan secara segera.

Pandangan

Dalam segala perbincangan, Presdien harus mengelakkan diri daripada mengeluarkan fikirannya. Pengerusi perlu bersikap berkecuali dan tidak pula cuba mengenakan pengaruh dan bersifat berat sebelah. Peranan dalam perbincangan yang harus dilakukan oleh Presiden ketika menjalankan mesyuarat adalah untuk menganalisis dan menjelaskan fakta-fakta yang dibentangkan itu.

            Langkah ini adalah untuk menolong AJK memahami masalah yang dihadapi oleh persatuan itu agar mereka dapat mengambil keputusan yang tepat. Sebagai Presiden, ia harus menghormati fikiran orang ramai. Presiden bertindak sebagai hakim, jawatankuasa adalah juri. Juri menentukan keputusan bukan hakim.

            Tugas Presiden adalah untuk membantu mereka membuat keputusan yang sesuai. Segala perkara yang telah diputuskan dalam mesyuarat, mesti dipikul bersama oleh ahli jawatankuasa dan memberikan sokongan sepenuh-penuhnya dalam pelaksanaannya. Prinsip ini dinamakan tanggungjawab bersama.

           

Menamatkan Mesyuarat

Tugas Presiden adalah untuk menutup mesyuarat secara rasmi. Masa yang sesuai sesuatu mesyuarat itu ditutup terpulang kepada Presiden. Ia harus menutup mesyuarat apabila merasakan bahawa meneruskan mesyuarat itu tiada lagi mendatangkan apa-apa hasil.

            Sebelum menutup mesyuarat, Presiden mengucapkan terima kasih kepada ahli-ahli persatuan sukan yang hadir kerana kerjasama mereka. Presiden akan menjemput seorang pencadang dan penyokong untuk mesyuarat itu ditamatkan. Bagi kelicinan pertubuhan sukan, tarikh mesyuarat akan ditetapkan terlebih dahulu sebelum mesyuarat ditangguhkan oleh Presiden. Bagi menutup mesyuarat Presiden mengkin berkata, “Dengan ini, saya menangguhkan mesyuarat ini dengan rasminya.”

2.4      Belanjawan dan pengurusan kewangan

Belanjawan

Belanjawan merupakan perancangan program yang dinyatakan dalam bentuk kewangan. Ia adalah anggaran pendapatan dan perbelanjaan, biasanya bagi tempoh masa setahun. Kebanyakan Majlis Olimpik Negara merangka belanjawan setahun untuk perancangan jangka pendek. Mereka juga membuat perancangan belanjawan bagi tempoh masa empat tahun untuk anggaran belanjawan jangka panjang.

            Tujuan membuat belanjawan adalah untuk meramalkan pergerakan sumber wang, iaitu pendapatan dan perbelanjaan bagi tempoh masa tertentu dan pada kebiasaannya bagi tahun kewangan tersebut. Belanjawan tidak dikhususkan hanya kepada wang ringgit kerana belanjawan juga termasuk sumber manusia, mesin, masa, ruang, dan akhirnya dana.

Antara perkara mustahak berkaitan kewangan dalam pelaksanaan program persatuan sukan adalah seperti sumber kewangan, pengalaman dan perancangan. Antara sumber pengumpulan dana persatuan sukan adalah seperti derma, penajaan, bantuan kewangan daripada kerajaan, perpaduan sukan (bantuan kewangan yang dihulurkan oleh Majlis Sukan Negara di peringkat daerah dan negeri).

Jenis-jenis Belanjawan

Teradapat 3 jenis belanjawan iaitu Belanjawan Operasi dan Belanjawan Modal dan Belanjawan “Zero Based”. Dua jenis kos yang penting dalam belanjawan operasi adalah kos tetap dan kos pelbagai. Kos tetap adalah kos yang tidak akan berubah walaupun aktiviti menurun. Contohnya, sewa kekal tidak kira sama ada kemudahan itu digunakan setahun sekali atau tiap-taip hari, manakala kos pelbagai ialah kos yang akan berubah apabila aktiviti menurun. Contohnya, kos menerbitkan katalog jualan atau kos pengiriman meningkat.

            Belanjawan modal merupakan dana yang diperuntukkan untuk penambahbaikan aset, pengurusan kos operasi atau meningkatkan kadar pengeluarannya. Belanjawan modal digunakan untuk membeli atau menambahbaikkan aset jangka masa panjang. Contohnya, peralatan gimnasium, stadium dan bangunan.

            Belanjawan ‘zero based’ adalah keadaan di mana sesebuah organisasi itu mula berurus niaga tiap-tiap tahun tanpa peruntukan kewangan. Belanjawan jenis ini adalah untuk mengelakkan membuat belanjawan berpandukan kepada belanjawan tahun lepas. Belanjawan ‘zero based’ disediakan dengan memberi justifikasi kepada setiap perbelanjaan seolah-olah perbelanjaan item itu adalah perkara yang baharu. Tujuan belanjawan ini adalah untuk mengawal belanjawan berlebihan dan berlakunya pembaziran.

Merangka Belanjawan    

Matlamat pertubuhan sukan perlu diketahui dengan jelasnya. Proses perancangan sukan itu banyak membantu untuk menumpukan perhatian terhadap perbelanjaan yang dicadangkan. Perbelanjaan yang dirangka itu harus berasaskan aktiviti program sukan mengikut keutamaan. Selepas itu baru ditinjau akaun perbelanjaan dan pendapatan bagi tahun lalu dan tahun semasa.

            Contohnya, dalam menyusun belanjawan bagi tahun 1998, anggaran belanjawan dilakukan dalam tahun 1997. Sehubungan dengan ini hendaklah diperhati dan disemak semula akaun bagi tahun 1995 dan 1996. Belanjawan perlu disusun mengikut butiran yang tertentu. Perbelanjaan yang biasanya dilakukan adalah perbelanjaan mengurus seperti sewa pejabat, gaji dan sebagainya. Belanjawan juga melibatkan kos pembangunan seperti Mesyuarat Agung Tahunan, pertandingan antara kelab, pesta sukan, menghantar pasukan ke perlawanan di peringkat daerah, negeri, kebangsaan dan antarabangsa dan tidak ketinggalan juga latihan.

            Apablia merangka belanjawan adalah penting untuk memikirkan juga tentang sumber pendapatan bagi tahun itu. Oleh itu, perlulah sesebuah persatuan sukan menyusun perancangan yang realistik bagi mendapatkan sumber kewangan yang diperlukan. Dalam hubungan ini, bandingkan hasil dan pendapatan yang akan diperolehi dengan kos yang diunjurkan itu. Jelasnya, anggaran perbelanjaan yang disediakan itu harus mengikut jangkaan pendapatan dan perbelanjaan bagi sesuatu tahun kewangan untuk dibentang dan diluluskan dalam Mesyuarat Agung Tahunan. Perbelanjaan yang dibuat dikehendaki tidak melebihi daripada anggaran yang telah diluluskan.

            Sekiranya dapat difikirkan pendapatan yang berlebihan daripada perbelanjaan, fikirkan juga bagaimana pendapatan yang berlebihan itu harus digunakan sepenuhnya. Mungkin dapat dilaburkan. Sebagi panduan, perlulah merujuk semula keutamaan yang digariskan dalam perancangan program persatuan sukan itu.

            Pada asanya, merangka anggaran belanjawan yang sesuai dengan program yang disediakan adalah penting. Anggaran ini harus ditentukan mengikut keperluan, kamampuan dan kedudukan kewangan yang ada. Oleh itu, adalah mustahak untuk berikhtihar bagi mendapatkan sumber kewangan sebanyak yang mungkin dan digunakan untuk persatuan serta memanfaatkan ahli-ahli sukan dan ini harus dilakukan mengikut peraturan.

Pengurusan Kewangan

Dalam keadaan biasa, kewangan menjadi perkara yang sensitif dalam sesebuah persatuan sukan. Kelebihan dan kekurangan dalam pengurusan kewangan memberi kesan terhadap perjalanan dan pengurusan persatuan sukan. Pengurusan yang sempurna memberikan kesan yang baik dan sebaliknya.  

            Segala kutipan dan perbelanjaan yang digunakan perlu direkodkan dengan cermat agar tidak menimbulkan sebarang masalah. Penyeliaan dalam bidang ini juga meliputi hal-hal yang berkaitan dengan pengurusan kewangan. Segala pungutan, perbelanjaan kewangan hendaklah sentiasa diawasi dan disemak dari semasa ke semasa dengan mengadakan sistem akaun yang teratur dan kemas kini.

Tugas dan Tanggungjawab

Tanggungjawab pengurusan sumber kewangan sukan merupakan faktor utama yang akan menentukan kejayaan sesuatu organisasi sukan dan rekreasi. Seseorang pengurus sumber kewangan harus mempunyai ciri-ciri akauntabiliti  terhadap jawatankuasa pengurusan dan terhadap semua transaksi kewangan sama ada penerimaan tunai atau pembayaran tunai perlu diluluskan oleh sekurang-kurangnya dua pihak dalam organisasi untuk meminimumkan risiko kesilapan, penyelewengan dana dan aktiviti penipuan.

            Antara deskripsi tugas seorang pengurus kewangan sukan termasuklah:

1.    Memastikan catatan dibuat dan direkodkan untuk semua transaksi kewangan organisasi.

2.    Menyelaras penyediaan belanjawan untuk tahun yang akan datang dengan menyenaraikan kemungkinan sumber-sumber pendapatan yang bakal diperolehi dan jangkaan perbelanjaan.

3.    Mengeluarkan resit dan mendeposit semua wang tunai yang diterima ke dalam akaun bank organisasi.

4.    Meluluskan semua pembayaran dengan kadar segera.

5.    Menyimpan rekod-rekod semua pendapatan dan perbelanjaan dengan sistematik, tepat dan terkini.

6.    Mengeluarkan invois dengan segera untuk sewaan seperti bangunan, peralatan, kemudahan atau pakaian.

7.    Bertindak sebagai salah seorang yang akan melulus dan menandatangani akaun bank, pelaburan organisasi dan kemudahan pinjaman organisasi.

8.    Menguruskan aliran tunai organisasi.

9.    Bersikap akauntabiliti terhadap tunai runcit organisasi.

10. Menyediakan penyata kewangan untuk dibentangkan kepada jawatankuasa organisasi dan pihak pengurusan.

11. Sentiasa mengetahui perkembangan terkini kedudukan kewangan organisasi.

12. Mengesyorkan strategi pelaburan dana lebihan.

13. Menguruskan program-program pelaburan organisasi.

Rujukan:

Omardin Ashaari. 1998. Pengurusan Sukan. Kuala Lumpur. Utusan Publications &  Distributors Sdn. Bhd.

Wee Eng Hoe, Ong Tah Fatt & Nadiah Diyana Tan Abdullah. 2007. Siri Sains Sukan Pengurusan Strategik Sukan. Shah Alam: Oxford Fajar Sdn. Bhd.