Tajuk 2 : Pentadbiran
agensi-agensi sukan kebangsaan dan antarabangsa
- ·
Perlembagaan
organisasi badan sukan kebangsaan
- · Pentadbiran
organisasi sukan
- ·
Pengendalian
mesyuarat
- ·
Belanjawan dan
pengurusan kewangan
2.1 Perlembagaan
organisasi badan sukan kebangsaan
Pengenalan
Perlembagaan
merupakan asas pengurusan dan pentadbiran kebanyakan pertubuhan sukan.
Biasanya, Perlembagaan itu selalunya dirujuk sebagai Peraturan dan
Undang-undang Tubuh bagi pertubuhan sukan. Piagam Olimpik merupakan buku
undang-undang bagi Jawatankuasa Olimpik Antarabangsa. Dalam Piagam itu, ada
menunjukkan bahawa setiap Majlis Olimpik Negara mesti mempunyai Perlembagaan
mereka sendiri.
Oleh yang demikian, Perlembagaan
pertubuhan sukan merupakan senaskah buku yang mengandungi peraturan dan undang-undang
pertubuhan sukan tersebut. Dalam Perlembagaan itu tercatat butiran dan idea
bagi perjalanan dan pengurusan pertubuhan itu. Perlembagaan itu wujud daripada
hasrat hendak mengendalikan pentadbiran pertubuhan sukan dengan teratur dan
saksama. Justeru, Perlembagaan pertubuhan sukan dicipta mengikut kehendak dan
keadaan semasa.
2.2 Pentadbiran
organisasi sukan
Pengenalan
Slack (1997),
mendefinisikan organisasi sukan sebagai sebuah entiti yang mengejar matlamat
dan distrukturkan untuk mancapai tujuan tertentu. Matlamat ini adalah penting
untuk organisasi sukan tertentu menjelaskan tujuannya kepada pihak dalaman dan
pihak luaran.
Pihak dalaman melibatkan pemegang
jawatan dan ahli jawatankuasa, pegawai, dan pekerja yang terlibat dengan
pengurusan organisasi sukan berkenaan. Pihak luaran pula dibahagikan kepada
pihak swasta, kerajaan, dan organisasi bukan kerajaan (NGO). Pihak swasta pada
amnya merupakan pertubuhan yang terlibat dengan tajaan dan bantuan teknikal
lain seperti Nike, Adidas, dan Wilson. Organisasi bukan kerajaan (NGO)
melibatkan Majlis Olimpik Malaysia, Persatuan Pendidikan Jasmani, Sains Sukan,
dan Kecergasan Malaysia. Pihak kerajaan pula melibatkan Majlis Sukan Negara,
Institut Sukan Negara, Kementerian Belia dan Sukan, dan Kerajaan Tempatan.
2.3 Pengendalian
mesyuarat
Mengikut
Perlembagaan, pertubuhan sukan hendaklah ditadbirkan mengikut lunas-lunas dan
amalan demokrasi. Asas pengurusan dan pentadbiran pertubuhan sukan itu juga
adalah dengan mengadakan mesyuarat. Mesyuarat diadakan adalah untuk memenuhi
tujuan, peraturan dan undang-undang pertubuhan. Ia merupakan kaedah bagi
persatuan sukan itu menggunakannya untuk melaksanakan tugas. Ia juga merupakan
forum untuk membincangkan perkara penting bagi mereka yang terlibat dalam perancangan
sukan.
Pada amnya, mesyuarat diadakan untuk
membincang dan menyelesaikan masalah, membuat keputusan di samping untuk
mengetahui dan merancang sesuatu kegiatan sukan itu. Walau bagaimanapun, ada
beberapa ciri tertentu yang perlu ada untuk mengadakan sesuatu mesyuarat itu
agar ia sah. Keputusan mesyuarat boleh terbatal dengan sendirinya jika
mesyuarat itu tidak sah.
Tujuan Mesyuarat
I.
Untuk menggerakkan
pengurusan dan pentadbiran sukan.
II.
Sesetengah persatuan
sukan perlu berhubung dalam kumpulan untuk membuat rancangan agar berjalan
dengan tersusun, cekap, cepat dan licin.
III.
Dapat mempercepatkan
proses sesuatu persiapan kerja itu.
IV.
Dapat mengurangkan
penangguhan kerja dan terjalinnya kerjasama yang erat dan hubungan antara ahli
dalam pertubuhan sukan secara berterusan.
V.
Ada pertubuhan sukan
yang tidak dapat bergerak dengan berkesan tanpa mesyuarat.
VI.
Dengan bersemuka
dengan ahli-ahli kumpulan merupakan cara yang efektif untuk menyelesaikan
masalah.
VII.
Mesyuarat perlu
diadakan mengikut peraturan tetap sesebuah pertubuhan sukan itu. Contohnya
bermesyuatak setiap seminggu, sebulan dll.
VIII.
Untuk mendapatkan
nasihat, pandangan dan mengetahui tindak balas terhadap sesuatu persoalan itu.
IX.
Dapat menyelesaikan
masalah dengan cara yang terbaik dengan mengadakan mesyuarat.
X.
Untuk menyelesaikan
konflik, pertikaian dan mengatasi krisis yang mungkin timbul dalam sesebuah
persatuan sukan itu.
XI.
Beberapa masalah
dapat diselesaikan oleh kerana kuasa untuk membuat keputusan terletak pada
mesyuarat. Kelulusan kewangan bagi membiayai sesuatu projek itu tertakluk
kepada keputusan yang diambil dalam mesyuarat.
XII.
Untuk menyelesaikan
masalah yang melibatkan orang dalam sesuatu kumpulan itu dengan kumpulan lain.
XIII.
Untuk mengawal dan
menilai kegiatan pertubuhan sukan dari semasa ke semasa.
Pengendalian Mesyuarat
Kaedah
Kaedah pengendalian
mesyuarat amat mustahak bagi kejayaan sesuatu mesyuarat itu. Pengerusi perlu
memberi perhatian terhadap panduan yang sedia ada. Apabila tarikh dan waktu
mesyuarat telah tiba, dan ahli-ahli jawatankuasa sudah berkumpul, pengerusi
mesti memastikan sama ada korum telah mencukupi atau tidak. Korum adalah bilangan ahli yang wajib untuk menghadiri mesyuarat.
Bagi mesyuarat jawatankuasa,
biasanya korum tidak boleh kurang daripada 50 peratus ahli-ahli yang ada dalamjawatankuasa
penuh. Adakalanya, korum sesuatu mesyuarat itu ditentukan dalam peraturan
mesyuarat pertubuhan atau pun dalam Perlembagaan pertubuhan itu sendiri.
Presiden boleh menunggu tidak lebih
15 atau 30 minit untuk korum dipenuhi oleh AJK. Selepas itu, jika masih tidak
mencukupi bilangan ahli yang hadir, mesyuarat mestilah dibatalkan dan satu
mesyuarat baru dipanggi semula.
Setiausaha harus merekodkan bahawa
mesyuarat itu telah dibatalkan kerana korum tidak mencukupi. Jika perlu,
perbincangan tidak formal boleh diadakan tanpa rekod dan kuasa.
Pembukaan
Agenda dan minit
mesyuarat yang lepas diedarkan kepada ahli yang tidak membawanya bersama
mereka. Ini dilakukan terlebih dahulu supaya ahli-ahli yang datang bersedia
untuk berbincang.
Selepas korum mencukupi, pengerusi
terus mengisytiharkan mesyuarat itu dibuka dengan rasmi. Presiden pun
menyampaikan kata aluannya kepada para hadirin yang ada dalam mesyuarat itu,
lalu mengucapkan terima kasih kepada yang hadir. Selepas itu, mesyuarat dimulakan.
Jika mesyuarat pertama kali
diadakan, ia juga akan menyatakan tujuan mesyuarat diadakan. Seterusnya,
Presiden membaca agenda mesyuarat kepada ahli-ahli yang hadir.
Pengerusi kemudiannya mengikut
butiran agenda yang berikutnya dengan meminta setiausaha membaca minit
mesyuarat yang lalu. Setelah itu, Presiden bertanya sama ada ada ahli-ahli yang
ingin mencadangkan sebarang pembetulan kepada minit itu. Hanya pembetulan
sahaja dibenarkan, dari segi ejaan atau jika isi yang tertinggal dan salah catat,
bukannya penambahan dan perubahan kepada apa yang benar-benar berlaku dalam
mesyuarat yang lalu.
Pengesahan
Setiap pembetulan
yang dibuat, Presiden mesti menurunkan tandatangan ringkasnya. Tindakannya itu
baru dianggap betul dari segi peraturan mesyuarat. Selepas itu, Presiden
mempelawa cadangan dan seterusnya sokongan minit itu disahkan sebagai betul.
Pencadang dan penyokong itu mesti merupakan mereka yang telah hadir dalam
mesyuarat yang lepas. Setelah disahkan, Presiden akan menandatangani minit mesyuarat
itu dengan menulis tarikh di tempat yang disediakan.
Perkara Berbangkit
Mesyuarat meneliti
perkara-perkara yang tercetak dalam minit satu per satu, dan ahli boleh
membangkitkan soalan untuk dijawab oleh setiausaha atau orang yang berkenaan
yang telah ditugaskan itu.
Hanya dibenarkan meminta maklumat
sahaja umpamanya mengenai hasil sesuatu tindakan dan keputusan yang telah
diambil dalam mesyuarat lepas. Perbincangan tambahan atau baru tidak dibenarkan
sama sekali. Selepas itu barulah
presiden beralih kepada perkara lain yang telah disusun untuk diperbincangkan
dalam agenda mesyuarat itu.
Panduan Mesyuarat
Dalam mesyuarat,
seseorang yang bercakap harus sentiasa bercakap melalui pengerusi, tidak harus
kepada ahli-ahli dalam mesyuarat dengan menyebut Tuan Pengerusi/Puan
Pengerusi/V.B. Dato’ Pengerusi dan lain-lain. Ini merupakan kaedah memberi
penghormatan kepada pengerusi dalam mesyuarat. Sesiapa yang lebih dahulu dapat
menarik perhatian Presdien berhak bercakap dahulu.
Had masa untuk bercakap bagi setiap
orang adalah tiga minit atau kurang. Individu yang ingin menerangkan cadangan
dibenarkan menerangkan cadangannya. Ia berhak menjawab setelah orang lain
mengeluarkan buah fikiran dengan syarat hanya untuk memberikan penjelasan
lanjut sahaja. Mereka tidak dibenarkan mengubah dan menambah isi cadangan itu.
Individu yang tidak mengeluarkan
cadangan dan hanya mengeluarkan buah fikiran hanya boleh bercakap sekali
sahaja. Presiden hendaklah memberi peluang yang adil kepada semua pihak
mengeluarkan cadangan, Presiden harus menentukan bahawa penyokong-penyokong
tidak bercakap berturut-turut. Selepas seorang penyokong, biarlah seorang
pembangkang bercakap, kemudian balik kepada penyokong dan seterusnya.
Presiden mesti dapat mengawal
keadaan. Jangan beri peluang kepada ahli bercakap sesuatu yang terpesong
daripada tajuk perbincangan. Presiden juga perlu mengelakkan suasana tegang
yang mungkin berlaku dalam sesuatu mesyuarat. Segala kritikan mesti dilakukan
secara membina dan berlemah lembut dan tentukan perkara ini dilaksanakan dalam
mesyuarat.
Apabila sesuatu keputusan telah
tercapai, catatkan keputusan itu untuk direkodkan. Adalah baik sekiranya dapat
diputuskan bagaimana, bila, di mana dan siapa yang akan melaksanakan keputusan
itu dan sebelum tarikh bilakah perkara itu perlu dilaporkan dari semasa ke
semasa. Segala keputusan yang dibuat perlu dilaksanakan secara segera.
Pandangan
Dalam segala
perbincangan, Presdien harus mengelakkan diri daripada mengeluarkan fikirannya.
Pengerusi perlu bersikap berkecuali dan tidak pula cuba mengenakan pengaruh dan
bersifat berat sebelah. Peranan dalam perbincangan yang harus dilakukan oleh
Presiden ketika menjalankan mesyuarat adalah untuk menganalisis dan menjelaskan
fakta-fakta yang dibentangkan itu.
Langkah ini adalah untuk menolong
AJK memahami masalah yang dihadapi oleh persatuan itu agar mereka dapat
mengambil keputusan yang tepat. Sebagai Presiden, ia harus menghormati fikiran
orang ramai. Presiden bertindak sebagai
hakim, jawatankuasa adalah juri. Juri menentukan keputusan bukan hakim.
Tugas Presiden adalah untuk membantu
mereka membuat keputusan yang sesuai. Segala perkara yang telah diputuskan
dalam mesyuarat, mesti dipikul bersama oleh ahli jawatankuasa dan memberikan
sokongan sepenuh-penuhnya dalam pelaksanaannya. Prinsip ini dinamakan
tanggungjawab bersama.
Menamatkan Mesyuarat
Tugas Presiden adalah
untuk menutup mesyuarat secara rasmi. Masa yang sesuai sesuatu mesyuarat itu
ditutup terpulang kepada Presiden. Ia harus menutup mesyuarat apabila merasakan
bahawa meneruskan mesyuarat itu tiada lagi mendatangkan apa-apa hasil.
Sebelum menutup mesyuarat, Presiden
mengucapkan terima kasih kepada ahli-ahli persatuan sukan yang hadir kerana
kerjasama mereka. Presiden akan menjemput seorang pencadang dan penyokong untuk
mesyuarat itu ditamatkan. Bagi kelicinan pertubuhan sukan, tarikh mesyuarat
akan ditetapkan terlebih dahulu sebelum mesyuarat ditangguhkan oleh Presiden.
Bagi menutup mesyuarat Presiden mengkin berkata, “Dengan ini, saya menangguhkan
mesyuarat ini dengan rasminya.”
2.4 Belanjawan
dan pengurusan kewangan
Belanjawan
Belanjawan merupakan
perancangan program yang dinyatakan dalam bentuk kewangan. Ia adalah anggaran
pendapatan dan perbelanjaan, biasanya bagi tempoh masa setahun. Kebanyakan
Majlis Olimpik Negara merangka belanjawan setahun untuk perancangan jangka
pendek. Mereka juga membuat perancangan belanjawan bagi tempoh masa empat tahun
untuk anggaran belanjawan jangka panjang.
Tujuan membuat belanjawan adalah
untuk meramalkan pergerakan sumber wang, iaitu pendapatan dan perbelanjaan bagi
tempoh masa tertentu dan pada kebiasaannya bagi tahun kewangan tersebut.
Belanjawan tidak dikhususkan hanya kepada wang ringgit kerana belanjawan juga
termasuk sumber manusia, mesin, masa, ruang, dan akhirnya dana.
Antara
perkara mustahak berkaitan kewangan dalam pelaksanaan program persatuan sukan
adalah seperti sumber kewangan, pengalaman dan perancangan. Antara sumber
pengumpulan dana persatuan sukan adalah seperti derma, penajaan, bantuan
kewangan daripada kerajaan, perpaduan sukan (bantuan kewangan yang dihulurkan
oleh Majlis Sukan Negara di peringkat daerah dan negeri).
Jenis-jenis Belanjawan
Teradapat 3 jenis
belanjawan iaitu Belanjawan Operasi dan Belanjawan Modal dan Belanjawan “Zero Based”. Dua jenis kos yang penting
dalam belanjawan operasi adalah kos tetap dan kos pelbagai. Kos tetap adalah
kos yang tidak akan berubah walaupun aktiviti menurun. Contohnya, sewa kekal
tidak kira sama ada kemudahan itu digunakan setahun sekali atau tiap-taip hari,
manakala kos pelbagai ialah kos yang akan berubah apabila aktiviti menurun. Contohnya,
kos menerbitkan katalog jualan atau kos pengiriman meningkat.
Belanjawan modal merupakan dana yang
diperuntukkan untuk penambahbaikan aset, pengurusan kos operasi atau
meningkatkan kadar pengeluarannya. Belanjawan modal digunakan untuk membeli
atau menambahbaikkan aset jangka masa panjang. Contohnya, peralatan gimnasium,
stadium dan bangunan.
Belanjawan ‘zero based’ adalah keadaan di mana sesebuah organisasi itu mula
berurus niaga tiap-tiap tahun tanpa peruntukan kewangan. Belanjawan jenis ini
adalah untuk mengelakkan membuat belanjawan berpandukan kepada belanjawan tahun
lepas. Belanjawan ‘zero based’ disediakan
dengan memberi justifikasi kepada setiap perbelanjaan seolah-olah perbelanjaan
item itu adalah perkara yang baharu. Tujuan belanjawan ini adalah untuk
mengawal belanjawan berlebihan dan berlakunya pembaziran.
Merangka Belanjawan
Matlamat pertubuhan
sukan perlu diketahui dengan jelasnya. Proses perancangan sukan itu banyak
membantu untuk menumpukan perhatian terhadap perbelanjaan yang dicadangkan.
Perbelanjaan yang dirangka itu harus berasaskan aktiviti program sukan mengikut
keutamaan. Selepas itu baru ditinjau akaun perbelanjaan dan pendapatan bagi
tahun lalu dan tahun semasa.
Contohnya, dalam menyusun belanjawan
bagi tahun 1998, anggaran belanjawan dilakukan dalam tahun 1997. Sehubungan
dengan ini hendaklah diperhati dan disemak semula akaun bagi tahun 1995 dan
1996. Belanjawan perlu disusun mengikut butiran yang tertentu. Perbelanjaan
yang biasanya dilakukan adalah perbelanjaan mengurus seperti sewa pejabat, gaji
dan sebagainya. Belanjawan juga melibatkan kos pembangunan seperti Mesyuarat
Agung Tahunan, pertandingan antara kelab, pesta sukan, menghantar pasukan ke
perlawanan di peringkat daerah, negeri, kebangsaan dan antarabangsa dan tidak
ketinggalan juga latihan.
Apablia merangka belanjawan adalah
penting untuk memikirkan juga tentang sumber pendapatan bagi tahun itu. Oleh
itu, perlulah sesebuah persatuan sukan menyusun perancangan yang realistik bagi
mendapatkan sumber kewangan yang diperlukan. Dalam hubungan ini, bandingkan
hasil dan pendapatan yang akan diperolehi dengan kos yang diunjurkan itu.
Jelasnya, anggaran perbelanjaan yang disediakan itu harus mengikut jangkaan
pendapatan dan perbelanjaan bagi sesuatu tahun kewangan untuk dibentang dan
diluluskan dalam Mesyuarat Agung Tahunan. Perbelanjaan yang dibuat dikehendaki
tidak melebihi daripada anggaran yang telah diluluskan.
Sekiranya dapat difikirkan
pendapatan yang berlebihan daripada perbelanjaan, fikirkan juga bagaimana
pendapatan yang berlebihan itu harus digunakan sepenuhnya. Mungkin dapat
dilaburkan. Sebagi panduan, perlulah merujuk semula keutamaan yang digariskan
dalam perancangan program persatuan sukan itu.
Pada asanya, merangka anggaran
belanjawan yang sesuai dengan program yang disediakan adalah penting. Anggaran
ini harus ditentukan mengikut keperluan, kamampuan dan kedudukan kewangan yang
ada. Oleh itu, adalah mustahak untuk berikhtihar bagi mendapatkan sumber
kewangan sebanyak yang mungkin dan digunakan untuk persatuan serta memanfaatkan
ahli-ahli sukan dan ini harus dilakukan mengikut peraturan.
Pengurusan Kewangan
Dalam keadaan biasa,
kewangan menjadi perkara yang sensitif dalam sesebuah persatuan sukan.
Kelebihan dan kekurangan dalam pengurusan kewangan memberi kesan terhadap
perjalanan dan pengurusan persatuan sukan. Pengurusan yang sempurna memberikan
kesan yang baik dan sebaliknya.
Segala kutipan dan perbelanjaan yang
digunakan perlu direkodkan dengan cermat agar tidak menimbulkan sebarang masalah.
Penyeliaan dalam bidang ini juga meliputi hal-hal yang berkaitan dengan
pengurusan kewangan. Segala pungutan, perbelanjaan kewangan hendaklah sentiasa
diawasi dan disemak dari semasa ke semasa dengan mengadakan sistem akaun yang
teratur dan kemas kini.
Tugas dan Tanggungjawab
Tanggungjawab
pengurusan sumber kewangan sukan merupakan faktor utama yang akan menentukan
kejayaan sesuatu organisasi sukan dan rekreasi. Seseorang pengurus sumber
kewangan harus mempunyai ciri-ciri akauntabiliti terhadap jawatankuasa pengurusan dan terhadap
semua transaksi kewangan sama ada penerimaan tunai atau pembayaran tunai perlu
diluluskan oleh sekurang-kurangnya dua pihak dalam organisasi untuk
meminimumkan risiko kesilapan, penyelewengan dana dan aktiviti penipuan.
Antara deskripsi tugas seorang
pengurus kewangan sukan termasuklah:
1. Memastikan catatan dibuat dan direkodkan untuk semua
transaksi kewangan organisasi.
2. Menyelaras penyediaan belanjawan untuk tahun yang akan
datang dengan menyenaraikan kemungkinan sumber-sumber pendapatan yang bakal
diperolehi dan jangkaan perbelanjaan.
3. Mengeluarkan resit dan mendeposit semua wang tunai yang
diterima ke dalam akaun bank organisasi.
4. Meluluskan semua pembayaran dengan kadar segera.
5. Menyimpan rekod-rekod semua pendapatan dan perbelanjaan
dengan sistematik, tepat dan terkini.
6. Mengeluarkan invois dengan segera untuk sewaan seperti
bangunan, peralatan, kemudahan atau pakaian.
7. Bertindak sebagai salah seorang yang akan melulus dan
menandatangani akaun bank, pelaburan organisasi dan kemudahan pinjaman
organisasi.
8. Menguruskan aliran tunai organisasi.
9. Bersikap akauntabiliti terhadap tunai runcit organisasi.
10. Menyediakan penyata kewangan untuk dibentangkan kepada
jawatankuasa organisasi dan pihak pengurusan.
11. Sentiasa mengetahui perkembangan terkini kedudukan
kewangan organisasi.
12. Mengesyorkan strategi pelaburan dana lebihan.
13. Menguruskan program-program pelaburan organisasi.
Rujukan:
Omardin Ashaari. 1998. Pengurusan Sukan. Kuala Lumpur. Utusan
Publications & Distributors Sdn.
Bhd.
Wee Eng Hoe, Ong Tah Fatt
& Nadiah Diyana Tan Abdullah. 2007. Siri
Sains Sukan Pengurusan Strategik Sukan. Shah Alam: Oxford Fajar Sdn. Bhd.
B 
= Murid
